Notifications email

Formulr envoie des emails automatiques pour tenir informés vos utilisateurs et votre équipe à chaque étape du processus.

Types de notifications

Pour les répondants

Notification	Déclencheur
Confirmation de soumission	Réponse envoyée
Accusé de réception	Réponse reçue par l'équipe
Demande de compléments	Informations manquantes
Relance	Formulaire non terminé
Validation	Réponse acceptée
Refus	Réponse refusée
Signature demandée	Document à signer
Signature complète	Document signé

Pour l'équipe

Notification	Déclencheur
Nouvelle réponse	Soumission reçue
Assignation	Réponse assignée
Rappel de traitement	Réponse en attente
Résumé quotidien	Synthèse des activités

Configuration globale

Accéder aux paramètres

1. Allez dans Paramètres > Emails
2. Configurez les options globales

Expéditeur

Paramètre	Description
Nom d'expéditeur	Nom affiché (ex: "Équipe Formulr")
Email de réponse	Adresse pour les réponses

Design

• Logo : Affiché dans l'en-tête des emails
• Couleur principale : Boutons et accents
• Pied de page : Mentions légales, liens

Personnaliser les emails

Templates disponibles

Chaque type d'email peut être personnalisé :

1. Paramètres > Emails > Templates
2. Sélectionnez le template à modifier
3. Éditez le contenu

Variables disponibles

Utilisez ces variables dans vos templates :

Réponse

{{ response.reference }}        // Référence unique
{{ response.status }}           // Statut actuel
{{ response.createdAt }}        // Date de création
{{ response.completedAt }}      // Date de complétion

Répondant

{{ user.firstName }}            // Prénom
{{ user.lastName }}             // Nom
{{ user.email }}                // Email
{{ user.fullName }}             // Nom complet

Campagne

{{ campaign.title }}            // Titre
{{ campaign.description }}      // Description

Liens

{{ link.continue }}             // Reprendre le formulaire
{{ link.view }}                 // Voir la réponse
{{ link.download }}             // Télécharger le PDF

Exemple de template

Bonjour {{ user.firstName }},

Votre demande {{ response.reference }} a bien été reçue.

Notre équipe va l'examiner dans les plus brefs délais.

<a href="{{ link.view }}">Suivre ma demande</a>

Cordialement,
L'équipe {{ campaign.title }}

Notifications par campagne

Configuration spécifique

Chaque campagne peut avoir ses propres règles :

1. Ouvrez la campagne
2. Paramètres > Notifications
3. Activez/désactivez chaque type

Destinataires internes

Définissez qui reçoit les notifications :

• Propriétaire : Créateur de la campagne
• Équipe : Membres assignés
• Email spécifique : Adresse fixe

Conditions

Envoyez des notifications conditionnelles :

SI [Montant] > 10000
ALORS Notifier direction@entreprise.com

Notifications via workflow

Pour des scénarios avancés, utilisez les workflows :

1. Créez un workflow
2. Ajoutez l'action "Envoyer email"
3. Configurez le template personnalisé
4. Définissez les conditions

En savoir plus sur les workflows →

Historique des envois

Consulter l'historique

Pour chaque réponse :

1. Ouvrez le détail de la réponse
2. Onglet Activité
3. Visualisez tous les emails envoyés

Informations disponibles

• Date et heure d'envoi
• Destinataire
• Type de notification
• Statut (envoyé, ouvert, cliqué)

Délivrabilité

Bonnes pratiques

Pour assurer la réception des emails :

1. SPF/DKIM : Configurés automatiquement
2. Domaine personnalisé : Recommandé pour les volumes importants
3. Liste blanche : Communiquez l'adresse d'expédition

En cas de problème

Si les emails n'arrivent pas :

1. Vérifiez les spams
2. Consultez l'historique d'envoi
3. Testez avec une autre adresse
4. Contactez le support

Désabonnement

Lien de désabonnement

Tous les emails incluent un lien de désabonnement conforme RGPD.

Gérer les préférences

Les utilisateurs peuvent :

• Se désabonner des relances
• Conserver les notifications importantes
• Gérer leurs préférences

Limites

• Maximum 1000 emails/jour par campagne
• Taille maximum des pièces jointes : 10 Mo
• Pas d'envoi à des listes de diffusion

Prochaines étapes

• Relances - Automatiser les rappels
• Workflows - Notifications avancées
• Templates PDF - Documents à joindre